Tugas Softskill 1

SECTION 1


Pengantar

• Bagaimana memahami manajemen layanan sistem informasi ?

Pertama saya jabarkan terlebih dahulu apa itu manajemen? Manajemen dalam Bahasa Inggrisnya adalah management yang berasal dari kata “to manage” yang mempunyai arti mengendalikan atau mengurus. Jadi Manajemen secara umum adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya”

Lalu apa itu sistem?

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak,

Dalam pengertian yang paling umum ”sistem”adalah sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Dan apa itu informasi?

Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi bisa di katakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi Informasi adalah data yang telah diberi makna melalui konteks.

Nah jadi menurut saya, kita dapat memahami bahwa manajemen sistem informasi itu bisa dikatakan dengan

” Kerja sama antar komponen-komponen dalam mendapatkan atau memproses atau juga mengelola suatu pesan (data), dokumen sehingga menjadi sesuatu yang berguna “

• Mengapa sangat penting untuk perusahaan ?

Jadi manajemen Layanan sangat penting dalam perusahaan, tujuannya untuk memberikan dan menyediakan segala sesuatu yang dibutuhkan oleh perusahaan itu baik dari tingkatan yang paling tinggi sampai ketingkatan yang paling rendah.

• Bagai mana manajemen layanan dapat membantu penyediaan layanan ? 

Layanan adalah cara memberikan manfaat kepada pelanggan dengan memfasilitasi hasil‐hasil yang ingin dicapai pelanggan tanpa kepemilikan biaya spesifik dan risiko‐risiko. Sebuah contoh sederhana dari hasil pelanggan yang dapat difasilitasi oleh layanan TI mungkin: "Orang penjualan menghabiskan lebih banyak waktu berinteraksi dengan pelanggan "difasilitasi oleh" layanan remote akses yang memungkinkan akses yang dapat diandalkan untuk sistem penjualan perusahaan dari laptop‐laptop orang penjualan". Hasil yang ingin dicapai pelanggan adalah alasan mengapa mereka membeli atau menggunakan layanan ini. Nilai pelayanan kepada pelanggan secara langsung tergantung pada seberapa baik layanan memfasilitasi hasil ini. Manajemen layanan adalah apa yang memungkinkan penyedia layanan untuk memahami layanan yang mereka sediakan, untuk memastikan bahwa layanan benar‐benar memfasilitasi hasil yang pelanggan inginkan untuk dicapai, untuk memahami nilai dari layanan kepada pelanggan mereka, dan untuk memahami dan mengelola semua biaya dan risiko yang terkait dengan layanan tersebut.

Kerangka I.T.I,L

• Standard untuk manajemen layanan TI

Apakah ITIL itu? ITIL atau Information Technologi Infrastruktur Library merupakan standard kualitas pelayanan IT dalam suatu perusahaan atau corporate. Dalam hal ini ITIL akan menyediakan sebuah framework yang digunakan dalam manajemen IT sehingga menjadi lebih baik. Di dalam framework ITIL, unit-unit bisnis di dalam organisasi yang memberikan komisi dan membayar pelayanan untuk IT (seperti bagian Human Resource, Accounting) dianggap sebagai “pelanggan” layanan IT. Organisasi IT merupakan penyedia layanan untuk pelanggan tersebut.
Sebuah perusahaan yang mengimplementasi ITIL akan mendapat berbagai keuntungan, misalnya, pelayanan IT menjadi lebih fokus kepada departemen, pembiayaan akan efektif dan efisien, perubahan IT lebih mudah untuk diatur, dan pada akhirnya berdampak pada pendapatan perusahaan itu sendiri.

• Komponen-komponen I.T.I.L

Terdapat 2 komponen operasional ITIL yaitu :

1. Service Support (yaitu aktifitas yang dilaksanakan minimal setiap hari)
2. Service Delivery (yaitu aktivitas yang dilaksanakan minimal setahun/kuartal/bulanan)

• Tujuan I.T.I.L 

Tujuan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah untuk menyediakan petunjuk untuk praktek terbaik dalam manajemen layanan teknologi informasi. Ini mencakup pilihan yang dapat diapdopsi dan diadaptasi oleh organisasi berdasarkan kebutuhan bisnisnya, keadaan, dan kedewasaan dari penyedia layanan. (Sumber:  Anonim1)

SECTION 2

Strategi Sistem Informasi

Suatu survei pada 291 executive TI oleh jurnal CIO (Chief Information Officers) menunjukkan suatu perubahandari TI dalam kerjasama perusahaan. Sepertiga executive mengatakan bahwa TI adalah untuk menciptakan strategi bisnis dan dua pertiga lainnya mengatakan bahwa TI untuk menjalankan strategi. Dengan adanya Teknologi informasi diharapkan untuk kontribusi pada strategi bisnis. Sebagian dari executive mengatakan bahwa kontribusi untuk pengembangan strategi adalah lebih penting untuk mereka dan biasanya direktur perusahaan.

Di dalam bisnis, strategi adalah suatu rancangan untuk membantu suatu organisasi mengalahkan pesaing nya dan strategi bisnis dapat menciptakan peluang baru.

Meskipun banyak system informasi di bangun untuk memecahkan masalah, banyak juga yang lain dibangun untuk meraih peluang. Sistem informasi yang membantu meraih peluang disebut Strategi Sistem Informasi. Strategi ini dapat dikembangkan sejak awal mula, atau dapat dikembangkan dari strategi system informasi yang telah ada pada organisasi. Strategi sistem informasi dapat memperoleh pelanggan sebanyak-banyaknya dengan memberikan pelayanan sesuai keinginan pelanggan. Teknologi Informasi berperan penting dalam kontribusinya pada strategi bisnis

IT sebagai alat strategis. Di Tahun 2006 survei dari 408 para chief information officers oleh Majalah CIO mengungkapkan suatu fakta menarik. 52 % CIO yang disurvei, bahwa dalam perusahaan mereka, unit IT (Information Technology) telah dipandang sebagai suatu organisasi strategis. 48% lainnya IT di dalam organisasi mereka dipandang sebagai dukungan atau fungsi mengorganisir. Menariknya adalah semakin kecil organisasi ( dalam hal pendapatan), semakin baik pula IT (information technology) dipandang sebagai suatu yang strategis.

Pencapaian Keunggulan Kompetitif

8 Metode dasar untuk mendapatkan keunggulan kompetitif

1. Mengurangi biaya

· Perusahaan dapat unggul jika menjual lebih banyak unit pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan mutu dan pengelolaan yang baik atau meningkatkan profit margin.

2. Meningkatkan tantangan untuk memasuki pasar

· Perusahaan dapat unggul jika menghambat pesainganya untuk masuk ke pasar secara bebas,.Misalnya, Perusahaan tersebut berhak mendapat perlindungan hukum dari hak kekayaan intelektual seperti penemuan atau karya seni yang tidak digunakan secara bebas oleh pesaing.

3. Membangun biaya pengalihan yang tinggi

· Biaya pengalihan ialah biaya yang terjadi ketika pelanggan berhenti membeli produk dan jasa dari satu bisnis dan mulai membeli barang tersebut dari bisnis yang lain. Biaya pengalihan dapat berupa eksplisit, seperti meminta bayaran dari penjual pada pelanggan yang membatalkan kontrak. Dan implicit, seperti biaya tidak langsung dari waktu dan uang yang dihabiskan untuk produk baru yang bersaing dengan produk lama. Tingginya biaya pengalihan sering diterapkan ketika perusahaan menggunakan software yang mahal.

4. Menciptakan produk atau jasa yang baru

· Kemampuan untuk menciptakan produk atau jasa yang baru dan unik yang dibutuhakan oleh banyak orang dan organisasi memberikan perusahaan sebuah keunggulan kompetitif yang sangata besar. eBays sukses mendemontrasikan keunggulan strategi sebagai pioneer, sebuah organisasi yang pertama kali menawarkan produk atau jasa yang memiliki merek yang superior, teknologi dan pengiriman yang lebih baik dari pesaingnya.

5. Diferensiasi produk dan jasa

· Gunakan system informasi untuk menggunakan produk dan jasa baru, atau mengubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk dan jasa yang telah ada. Sebagai contoh ,Google terus memperkenalkan jasa pencarian baru dan unik pada situs Webnya, seperti google Maps. Dan Apple menciptakan iPod pemutar music digital portable yang unik, ditambah dengan layanan music Web online.

6. Meningkatkan kualitas produk dan jasa

· Sebuah Organisasi dapat meningkatkan produk dan jasa yakni dengan menambah sesuatu pada produk atau jasa untuk meningkatkan nilai bagi pelanggan. Misalnya perusahaan produk mobil Mercedez Benz menawarkan periode garansi yang lebih lama dan interior mobil yang lebih nyaman serta body mobil yang dapat melindungi penggunanya lebih baik jika terjadi kecelakaan.

7. Membangun aliansi

· Gunakanlah sistem informasi untuk mempererat hubungan dengan pemasok dan kembangkan keakraban dengan pelanggan, misalnya Crysler Corporation menggunakan SI untuk memfasilitasi akses langsung dari pemasok terhadap jadwal produksi. Dan Amazon.com menjaga jejak preferensi pengguna untuk pembelian buku dan CD, dan dapat merekomendasikan judul yang dibeli orang lain kepada pelanggannya.

8. Mengikat supplier dan pembeli

· Organisasi dapat mencapai keunggulan kompetitif jika mereka cukup kuat mengikat supplier untuk melakukan operasi mereka atau pembeli untuk membeli produk mereka. Kekuatan tawar menawar merupakan kemampuan untuk mempengaruhi pembeli dan supplier, dan juga pembelinya harus memperhatikan dan mendengarkan mereka dengan menggunakan taktik.

Penerapan TI dalam organisasi perlu dikontrol karena investasi bidang TI relatif sangat mahal; meliputi biaya pengadaan/implementasi, biaya operasional, dan biaya pemeliharaan bahkan termasuk biaya untuk sistem-sistem yang tidak berhasil. Tata kelola TI juga diperlukan karena seringkali anggaran TI tersebar/terisolasi di berbagai satuan kerja organisasi. Selain itu, dampak kegagalan investasi bidang TI (risiko) berpotensi mematikan kelangsungan bisnis.

Terdapat gejala-gejala tidak terkontrolnya TI yang dapat diidentifikasi sebagai berikut:

·        manajemen bisnis dan manajemen TI jarang atau tidak saling berkomunikasi,

·        pimpinan unit TI tidak memahami kebutuhan bisnis,

·        pimpinan unit bisnis tidak memahami potensi inovasi berbasis TI,

·        pimpinan unit bisnis tidak memiliki rasa memiliki terhadap inisiatif TI,

·        pengelolaan TI terlalu birokratis dan lambat untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis,

·        implementasi-implementasi TI sering gagal dalam memenuhi kebutuhan bisnis atau terlambat dalam penyelesaiannya dan melampaui anggaran yang disediakan,

·        risiko pemanfaatan TI tidak dipahami atau dikelola secara efektif sebagai bagian dari risiko bisnis,

·        kegagalan unit TI organisasi untuk mematuhi ketentuan regulator atau kontrak dengan penggunanya, dan

·        tolok ukur keberhasilan unit TI dipandang tidak ada artinya bagi unit bisnis pengguna.

SECTION 3

Desain Layanan

Desain Layanan adalah tahap dalam siklus hidup layanan secara keseluruhan dan merupakan elemen penting dalam proses perubahan bisnis.

Perannya Desain Layanan dalam Bisnis 
Desain yang tepat dan inovatif layanan TI, termasuk arsitekturnya, proses, kebijakan dan dokumentasi, untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan dimasa akan datang bisnis yang telah disepakati.

Lima Aspek Utama dari Desain Layanan :
       1.    Solusi layanan baru atau perubahan.
       2.    Sistem manajemen layanan dan perangkatnya, khususnya Portfolio Layanan.
       3.    Arsitektur teknologi dan sistem manajemen.
       4.    Proses, peran dan kemampuan.
       5.    Metode pengukuran dan satuan.

Tujuan Desain Layanan sebagai berikut :
       •    Desain layanan untuk mempertemukan manfaat bisnis yang telah disetujui.
       •    Desain proses untuk menunjang sikus hidup layanan.
       •    Mengidentifikasi dan mengelola resiko.
       •    Desain keamanan dan kerentanan infrastuktur TI, lingkungan layanan, arsitektur, kerangka kerja,
             dan dokumen untuk menunjang desain dari kuaitas solusi TI.
       •    Membangun keahlian dan kemampuan dalam TI.
       •    Berkontribusi terhadap keseluruhan peningkatan kualitas layanan TI.

Paket Desain Layanan (SDP): 
Mendefinisikan aspek dalam layanan TI dan keseluruhan persyaratan dari setiap tingkatan dalam siklus hidup layanan. SDP dihasilkan untuk setiap layanan TI baru, perubahan mayor, atau layanan TI yang dikeluarkan.

SUMBER :

---, Brinkman, Richard. 1999. “Startegic Asset Management Framework”. South Australia: Government of
       South Australia.

---, Glovia International. 2013. “Asset Lifecycle Management”. USA: Worldwide Headquarters, Inc.

http://satryaadipratama.blogspot.co.id/2010/08/technology-infrastructure-library-itil.html 
http://anggitpangestuuu.blogspot.co.id/2016/03/manajemen-layana-sistem-informasi.html